AUDIT TEKNOLOGI SISTEM
INFORMASI
(SOFTSKILL)
PERSONAL INFORMATION SYSTEM
4KA09
Disusun Oleh :
Rony Wicaksono (19114807)
Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi
Universitas Gunadarma
2017
KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama
Allah SWT. yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, kami panjatkan puja dan puji
syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah dan
inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan laporan Audit Teknologi Sistem Informasi.
Adapun laporan Audit
Teknologi Sistem Informasi ini telah kami kerjakan semaksimal mungkin dan
tentunya dengan bantuan berbagai pihak – pihak yang terlibat, sehingga dapat
memperlancar pembuatan laporan ini. Untuk itu kami tidak lupa menyampaikan
banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam pembuatan
laporan ini.
Namun tidak lepas dari
semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa ada kekurangan baik dari segi
penyusunan bahasanya maupun segi lainnya. Oleh karena itu dengan lapang dada
dan tangan terbuka kami membuka selebar-lebarnya bagi pembaca yang ingin
memberikan kritik dan saran kepada kami sehingga kami dapat memperbaiki laporan
Audit Teknologi Audit Sistem Informasi lebih baik lagi.
Kami
mengharapkan semoga laporan Audit
Teknologi Audit Sistem Informasi ini berguna sehingga dapat memberikan
inspirasi terhadap pembaca.
Jakarta, 9 Januari 2018
Penyusun
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Keberadaan
tenaga kerja sebagai salah satu faktor produksi sangat penting artinya bagi
organisasi. Dalam perkembangannya, organisasi akan menghadapi permasalahan
tenaga kerja yang semakin kompleks, dengan demikian pengelolaan sumber daya
manusia harus dilakukan secara profesional oleh departemen tersendiri dalam
suatu organisasi, yaitu Human Resource Departemen (Manajemen Sumber Daya
Manusia). Manajemen Sumber Daya Manusia atau yang lebih dikenal dengan
Manajemen Personalia adalah manajemen yang mengkhususkan diri dalam bidang
personalia atau dalam kepegawaiaan. Manajemen personalia adalah suatu ilmu dan
seni untuk melaksanakan antara lain planning, organizing dan controling
sehingga efektivitas dan efisiensi personalia dapat ditingkat kan semakasimal
mungkin.
Memang harus diketahui bahwa sukses atau
tidaknya suatu perusahaan /instansi tidak hanya tergantung dari kegiatan dalam
bidang personalia, meskipun demikian peranan manajemen personalia cukup besar
andilnya terhadap sukses atau tidaknya Manajemen dalam perusahaan. Memang harus
kita akui bahwa semakin kecil suatu perusahaan, maka semakin kecil pula peranan
menajemen personalia. Begitu juga sebaliknya dengan makin besarnya suatu
perusahaan maka makin besarlah peranan manajemen personalia.
Penulis
menyadari bahwa semakin besar suatu perusahaan maka kecenderungan jumlah
personalianya juga semakin besar. Dan ini berarti semakin dibutuhkan pengurusan
administrasi dan kebijakan – kebijakan yang lebih baik. Atas dasar itulah
penulis membahas sistem informasi personalia sebagai topik dalam makalah. Hal
Ini bertujuan untuk kepentingan perusahaan yang cenderung kompleks persoalan
personalia yang semakin besar.
1.2
Rumusan Masalah
1.
Apa
definisi dari Sistem Informasi Personalia ?
2.
Bagaimana
Implementasi dalam Sistem Informasi Personalia ?
3.
Apa
saja fungsi dari Sistem Informasi Personalia ?
4.
Bagaimana
sistem pengrekrutan pegawai dalam Sistem Informasi Personalia ?
1.3
Tujuan
Adapun
tujuan dilakukan penelitian ini adalah :
1.
Mengetahui arti
penting dari Sistem Informasi
Personalia.
2.
Mengetahui
implementasi dari Sistem Informasi Personalia.
3.
Mengetahui apa saja
fungsi – fungsi yang terdapat dalam Sistem Informasi Personalia.
4.
Mengetahui sistem
pengrekrutan dalam Manajemen Personalia.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Definis Sistem Informasi Personalia
Personalia adalah fungsi
yang mendukung terlaksananya fungsi Human Resoursces yang lain, bertanggung
jawab terhadap employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya,
pinjaman karyawan, absensi, dan pencatatan cuti tahunan. Pembentukan fungsi
personalia saat ini lebih disesuaikan denga kebutuhan dan ruang lingkup
perusahaan.
Manajemen personalia akan semakin penting
bagi organisasi, jika menyangkut ketersediaan tenaga kerja berbakat
untuk menunjang rencana perubahan bisnis organisasi. Saat ini juga sudah diakui
bahwa tenaga kerja menjadi salah satu sumber daya yang penting bagi perusahaan.
Dibawah ini adalah bagan Sistem Informasi Personalia secara umum,yang
terdiri dari Sub Sistem Input dan Sub Sistem Output.
Sub Sistem Input terdiri dari
3 sub sistem, yaitu :
·
SIA (SISTEM INFORMASI AKUNTANSI)
Memberikan data personil yang bersifat keuangan. Jadi, data yang diolah
terdiri dari data.
1.
Data
Personil (bersifat non keuangan dan lebih permanen, contoh : Nama pegawai,
jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan).
2.
Data
Akuntansi (bersifat keuangan dan lebih dinamis, contoh : Upah per jam, gaji per
bulan, pendapatan kotor saat ini, dan jumlah pajak penghasilan tahun berjalan)
·
Sub Sitem Penelitian Sumber Daya
Manusia
Mengumpulkan data melalui proyek
penelitian khusus, seperti :
1.
Penelitian
Suksesi (mengidentifikasi calon bagi posisi yang akan tersedia / promosi
jabatan)
2.
Analisis
dan Evaluasi Jabatan (mempelajari setiap jabatan dalam suatu area dan
mengidentifikasikan pengetahuan serta keahlian yang diperlukan)
3.
Penelitian
Keluhan (membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk
berbagai alasan)
·
Sub Sistem Inteligen SDM
Sub Sistem Inteligen Sumber Daya Manusia mengumpulkan data yang berhubungan
dengan SDM dari lingkungan luar perusahaan, seperti :
1.
Pemerintah
(peraturan ketenagakerjaan)
2.
Pemasik
(pelaksanaan fungsi perekrutan dan penerimaan)
3.
Serikat
Pekerja (mengatur kontrak kerja antara perusahaan)
4.
Masyarakat
Global (menyediakan penjelasan sumber daya local, seperti perumahaan,
pendidikan dan rekreasi untuk perekrutan skala lokal, nasional / internasional)
5.
Masyarakat
Keuangan ( untuk perencanaan personil)
6.
Pesaing
(perpindahan pegawai dari perusahaan lain).
Sub Sistem Input terdiri dari
5 sub system, yaitu :
·
Sub Sistem Perencanaan Angkatan
Kerja
Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan
manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa depan . Aplikasi
perencanaan angkatan kerja yang paling popular dilakukan perusahaan adalah
pembuatan badan organisasi, peramalan gaji dan analisis/evaluasi kerja.
Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam perusahaan melalui 2 Aplikasi
perekrutan, yaitu :
1.
Penelusuran
pelamar
2.
Pencarian
internal
Penelusuran pelamar lebih banyak dipraktekkan dari pada pencarian internal
untuk menemukan calon pekerja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Usaha perusahaan
untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan luar daripada
pegawai yang ada.
·
Sub Sistem Manajemen Angkatan Kerja
menggunakan sejumlah aplikasi untuk mengetahui usaha pembangunan angkatan
kerja yang sudah dilakukan, yaitu :
1.
Aplikasi
Penilaian Kinerja
2.
Aplikasi
Pelatihan
3.
Aplikasi
Pengendalian Posisi
4.
Aplikasi
Rekolasi
5.
Aplikasi
Keahlian/Kompetensi
6.
Aplikasi
Suksesi
7.
Aplikasi
Pendisplinan
·
Sub Sistem Kompensasi
Merupakan sub sistem yang paling banyak dilakukan kurang (80% kegiatan SDM), yaitu melakukan proses penggajian.
Sejumlah aplikasi untuk Subsistem ini, adalah :
1.
Aplikasi
peningkatan Penghargaan
2.
Aplikasi
Gaji
3.
Aplikasi
kompensasi eksekutif
4.
Aplikasi
Insentif Bonus
5.
Aplikasi
Kehadiran
·
Sub Sistem Tunjangan
Sub sistem tunjangan menyediakan paket tunjangan baik bagi pegawai yang
masih bekerja maupun yang pensiun .Banyak faktor yang menyebabkan sub sistem ini sangat rumit dan sukar dilakukan,
antara lain lama bekerja, kreatifitas, kinerja, dan adanya inovasi terbaru dari
pegawai untuk dapat menentukan sendiri jumlah tunjangan yang diterimanya.
·
Sub Sistem Pelaporan Lingkungan
Sub sistem pelaporan lingkungan ditujukkan untuk memenuhi tanggung jawab kepada
pihak yang berkepentingan diluar perusahaan . Hal ini berkaitan dengan catatan
dan analisis pelaporan, peningkatan serikat pekerja, catatan kesehatan,
bahan/limbah beracun, dan keluhan.
2.2 Implementasi Sistem Informasi Personalia
·
Perekrutan dan Penerimaan
Kegiatan perekrutan dan penerimaan SDM membantu membawa pegawai baru ke
dalam perusahaan melalui pemasangan iklan lowongan kerja, memberitahukan posisi
yang diminta, melakukan wawancara pemilihan, dan mengurus ujian bagi pegawai.
·
Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan
dan pelatihan yang diperlukan untuk menimgkatkan pengetahuan dan keahlian kerja
pegawai.
·
Manajemen Data
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data
tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi user
·
Penghentian dan Administrasi
Tunjangan
Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan, ,ereka menerima paket
tunjangan, seperti biaya berobat, asuransi kecelakaan, dll . Ketika seorang
pegawai berhenti bekerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan
melakukan wawancara keluar untuk mengetahui bagaimana perusahaan telah
memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pegawainya setelah penghentian, SDM
mengurus program pensiun bagi mantan pegawai yang berhak.
Dari Implementasi diatas dapat kita lihat bahwa, sistem informasi
personalia sangat membantu dalam kelancaran kegiatan perusahaan untuk
menghasilkan informasi yang bernilai guna untuk mendukung terlaksananya fungsi
Human Resourse. Manajemen personalia akan semakin penting bagi organisasi, jika
menyangkut ketersediaan tenaga berbakat untuk menunjang rencana pertumbuhan
bisnis organisasi/perusahaan. Saat ini juga sudah diakui bahwa tenaga kerja
menjadi salah satu sumber daya yang penting bagi perusahaan.
2.3 Fungsi Sistem Informasi Personalia
·
Fungsi manajemen personalia terdiri
dari :
-
Perencanaan
Perencanaan berarti menentukan program personalia yang
akan membantu mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Tujuan ini
memerlukan partisipasi aktif dari manajer personalia.
-
Pengorganisasian
Jika perusahaan telah menentukan fungsi-fungsi yang
harus dijalankan oleh karyawannya, maka manajer personalia harus membentuk
organisasi dengan merancang susunan dari berbagai hubungan antara jabatan
personalia dan faktor-faktor fisik. Organisasi merupakan suatu alat untuk
mencapai tujuan.
-
Pengarahan
Apabila manajer
sudah mempunyai rencana dan sudah mempunyai organisasi untuk melaksanakan
rencana tersebut, fungsi selanjutnya adalah mengadakan pengarahan terhadap
pekerjaan. Fungsi itu berarti mengusahakan agar karyawan bekerja sama secara
efektif.
-
Pengawasan.
Pengawasan adalah mengamati dan membandingkan
pelaksanaan dengan rencana dan mengoreksinya apabila terjadi penyimpangan.
Dengan kata lain pengawasan adalah fungsi yang menyangkut masalah pengaturan
berbagai kegiatan sesui dengan rencana personalia yang dirumuskan sebagi dasar
analisis dari tujuan organisasi fundamental.
Fungsi manajemen personalia secara operasionalnya
terdiri dari :
-
Pengadaan
Menyediakan karyawan tertentu dan jenis keahlian yang
diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Tujuan tersebut menyangkut masalah
pemenuhan kebutuhan tenaga kerja, proses seleksi dan penempatan kerja.
- Pengembangan
Karyawan yang telah diperoleh dengan malalui pelatihan
dengan tujuan untuk mengembagkan ketrampilan.
-
Pemberian kompensasi
Pemberian penghargaan yang adil dan layak terhadap
para karyawan sesuai dengan sumbangan mereka dalam mencapai tujuan perusahaan.
-
Pengintegrasian
Menyangkut penyesuaian keinginan dari individu dengan
keungan pihak perusahaan dan masyarakat.
-
Pemeliharaan
Mempertahankan dan meningkatkan kondisi yang telah
ada.
2.4 Rekruitmen Pegawai
Pengadaan karyawan atau pegawai berhubungan erat dengan kegiatan penarikan
tenaga kerja, seleksi dan penempatan tenaga kerja sesuai dengan bidang
keahliannya. Penarikan tenaga kerja disini tidak hanya untuk mencari jumlah
tenaga kerja saja tetapi juga memperoleh tenaga kerja yang tepat untuk setiap
jenis pekerjaan yang ada diperusahaan.
Ada beberapa pengertian rekrutmen menurut beberapa ahli, sebagai berikut:
·
Henry
Simamora (1997:212) dalam buku koleksi digital Universitas Kristen Petra
menyatakan bahwa Rekrutmen (Recruitment) adalah serangkaian aktivitas mencari
dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian dan pengetahuan
yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan
kepegawaian.
·
Menurut
Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson (1997:227) dalam Nanang Nuryanta (2008)
rekrutmen antara lain meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang
memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat
menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang
ada.
·
Menurut
Noe at. all ( 2000 ) rekrutmen didefinisikan sebagai pelaksanaan atau aktifitas
organisasi awal dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mencari tenaga kerja
yang potensial. Sebelum organisasi dapat mengisi sebuah lowongan pekerjaan,
organisasi tersebut mestilah mencari orang-orang yang tidak hanya memenuhi
syarat untuk posisi tersebut,namun juga menginginkan pekerjaan itu.
Suatu organisasi akan dapat mengisi lowongan secara lebih cepat dengan
biaya yang rendah pula jika sumber daya rekrutmen digunakan secara optimal.
Adapun sumber-sumber rekrutmen terdiri dari:
Sumber Eksternal
Penarikan tenaga kerja dari luar perusahaan untuk menempati jabatan yang
kosong. Sumber eksternal bisa berasal dari: Catatan-catatan/file lamaran; Walk
in Applicants (mendatangi secara langsung); Lembaga-lembaga pendidikan; Open
Houses (pelamar datang untuk mendapatkan penjelasan pada watu-waktu yang
dikehendakinya);Field Interview (sama dengan open houses, hanya dilakukan diluar
kota dengan biaya lebih mahal serta membutuhkan lebih banyak iklan); Tenaga
kerja sementara; Part-time dan kontrak; Organization Outplacing Employees;
Direct Mail Recruitment; Telephone Recruitment; Pertemuan para profesional,
Asosiasi dagang dan pameran; Agen-agen tenaga kerja swasta; dan Iklan
Rekrutmen.
·
Kebaikan-
kebaikan dari sumber eksternal:
1.
Kewibawaan
pejabat relatif baik.
2.
Kemungkinan
membawa sistem kerja baru yang lebih baik.
·
Kelemahan
– kelemahan sumber eksternal:
1.
Prestasi
karyawan lama cenderung turun, karena tidak ada kesempatan untuk promosi.
2.
Biaya
perekrutan besar, karena iklan dan seleksi.
3.
Waktu
perekrutan relatif lama.
4.
Orientasi
dan induksi harus dilakukan.
5.
Turnover
cenderung akan meningkat.
6.
Perilaku
dan loyalitasnya belum diketahui.
Sumber internal
Sumber internal
Karyawan yang akan mengisi lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan
tersebut, yakni dengan cara memutasikan atau pemindahan karyawan yang memenuhi
spesifikasi pekerjaan jabatan itu. Pemindahan karyawan itu baik yang bersifat
vertikal (promosi ataupun demosi) maupun bersifat horizontal. Jika masih ada
karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan, sebaiknya pengisian jabatan
tersebut diambil dari dalam perusahaan, khususnya untuk jabatan manajerial. Hal
ini sangat penting untuk memberikan kesempatan promosi bagi karyawan yang ada.
Jika lowongan pekerjaan yang kosong diisi oleh orang dalam, berarti dalam
perekrutannya adalah melalui karyawan perusahaan tersebut yang dipromosikan,
yang mempunyai keahlian sesuai dengan jabatan yang akan diisi. Pengaruhnya
terhadap perusahaan jika lowongan
tersebut diisi oleh orang dalam bisa lebih baik jika dilihat dari segi biaya
perekrutan, waktu perekrutan dan sebagainya. Dilain hal, perusahaan telah banyak
mengetahui kinerja dari karyawan yang dipromosikan tersebut berdasarkan data
base yang mereka punya. Dengan demikian tidak ada kekhawatiran dari perusahaan
terhadap kemampuan karyawan tersebut. Dan dengan adanya promosi ini akan
menimbulkan motivasi bagi karyawan untuk bekerja lebih baik sehingga mempunyai
kesempatan untuk menempati posisi yang lebih baik pula.
Yang perlu diperhatikan jika lowongan yang kosong diisi oleh orang dalam
adalah apakah orang atau karyawan tersebut mempunyai potensi sesuai dengan
jabatan yang akan diisinya. Karena pada umumnya setiap jabatan dari suatu
perusahaan diisi oleh orang – orang dengan potensi yang berbeda – beda dan
sedikit saja yang mempunyai potensi yang lebih. Misalkan satu orang karyawan
mempunyai kemampuan sebagai leader belum tentu mempunyai potensi sebagai
pemasar. Kita tidak akan bisa meningkatkan kinerja seseorang yang Kinerja yang
sebelumnya baik, belum tentu didapat juga jika karyawan tersebut menempati
posisi yang tidak sesuai dengan potensinya.
BAB III
KESIMPULAN
3.1
Kesimpulan
Personalia adalah fungsi yang mendukung terlaksananya
fungsi Human Resoursces yang lain, bertanggung jawab terhadap employee
Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi,
dan pencatatan cuti tahunan. Pembentukan fungsi personalia saat ini lebih
disesuaikan denga kebutuhan dan ruang lingkup perusahaan.
Manajemen personalia akan semakin penting bagi organisasi, jika menyangkut ketersediaan
tenaga kerja berbakat untuk menunjang rencana perubahan bisnis organisasi. Saat
ini juga sudah diakui bahwa tenaga kerja menjadi salah satu sumber daya yang
penting bagi perusahaan.
Dalam personalia juga terdapat bagan Sistem Informasi
Personalia secara umum,yang terdiri dari Sub Sistem Input dan Sub Sistem
Output.
DAFTAR PUSTAKA
Devi
Fitrianah & Yudho Giri Sucahyo. 2008. “Audit Sistem Informasi/Teknologi
Informasi dengan Kerangka Kerja Cobit untuk Evaluasi Manajemen Teknologi
Informasi di Universitas XYZ” dalam Jurnal Sistem Informasi Vol 4, No
1. Depok : Universitas Indonesia.
Anonym. “Audit”, https://id.wikipedia.org/wiki/Audit.
Paone, Veriyen 2011. Makalah Manajemen
Personalia,
http://veriyen-paone.blogspot.com/2011/11/makalah-manajemen-personalia.html#
diakses pada tanggal 23 September 2017.
Davis, Chris. 2011. IT Auditing :
Using Controls to Protect Information Assets. United States : The
McGraw-Hill Companies.
